『これって誰がやる？』を解決。オンラインアシスタントが生み出した業務効率化と組織の変化
フィットネス業界に特化したオーダーメイドサプリメントサーバー「GRANDE（グランデ）」を展開するドリコス株式会社。
事業成長を続ける中で、社内では「誰が担当するのか決まっていない業務」や、日々発生する細かなバックオフィス業務が少しずつ増えていました。
今回は、Fammアシスタントオンラインをご利用いただいているドリコス株式会社 取締役副社長・大久保様に、導入のきっかけや活用方法、実際に感じた変化についてお話を伺いました。
「社員を増やすほどではない。でも、誰かに任せたい。」そんな課題から導入へ
――Fammアシスタントオンラインを導入されたきっかけを教えてください。
きっかけは、社員が退職したことでした。
ただ、退職した方が担当していた業務のうち、既存メンバーで分担しきれないものがどうしても出てしまい、それは新たに1人採用するほどの業務量ではありませんでした。無理にその仕事を既存メンバーで分担しようとすれば、本来取り組むべき業務の時間が削られてしまいます。
「誰かがやらなければならないけれど、専任を置くほどではない。」
そんな業務が少しずつ積み重なっていたんです。
そこで、必要な業務だけを継続的にお願いできる方法を探していたところ、Fammアシスタントオンラインを知りました。
実際にお願いしてみると、細かなバックオフィス業務だけでなく、「これって誰が担当するんだろう」と曖昧になりがちな業務まで柔軟に対応していただけました。
結果として、社員が本来取り組むべき仕事に集中できるようになり、組織全体の業務の流れもスムーズになったと感じています。
――現在はどのような業務を依頼されていますか。
バックオフィス業務を中心に、 データ入力や各種確認作業、資料整理など、「社内で誰かがやらなければならないけれど、フルタイムメンバーを専任で置くほどではない仕事」を幅広くお願いしています。
一つひとつは大きな業務ではありませんが、積み重なるとかなりの時間になります。そうした業務をお願いできることで、社員はより重要な業務へ時間を使えるようになりました。
業務の属人化を防ぎ、組織全体の仕組みづくりへ
――導入後、どのような変化がありましたか。
一番大きかったのは、業務を整理し、マニュアル化する文化が生まれたことです。
アシスタントへお願いするためには、「何を、どのように進めるのか」を言語化する必要があります。
最初は手間にも感じましたが、一度整理すると、その後は誰でも同じ品質で進められるようになりました。業務が属人化しにくくなり、会社全体として仕事の進め方が整備されたことは非常に大きな変化だったと思います。
ーーアシスタントの仕事ぶりについてはいかがでしょうか。
非常に満足しています。
こちらがお願いしたことを正確に進めてくださるだけではなく、自分で考えながら動いてくださる場面が多くあります。
毎月発生する業務についても、一度対応した内容をそのまま終わらせるのではなく、「次回以降もすぐ対応できるように」と仕組みを整えてくださるので、回を重ねるごとに業務が効率化されています。こちらから細かく指示を出さなくても、自発的に改善を進めてくださる点は、とても心強いですね。
また、一緒に仕事をしていて感じるのは、単なる「外部スタッフ」という感覚ではないということです。社内メンバーの一人として業務を理解しながら進めてくださるので、とても信頼しています。「これからも長く一緒に仕事をお願いしたい」と思える人材に出会えたことは、大きな価値だったと感じています。
採用工数の削減と会社契約の安心感。オンラインアシスタントという選択肢
ーー今後、Fammアシスタントオンラインに期待することはありますか。
今のサービスには非常に満足しています。
もし今後期待するとすれば、アシスタントの方がどのような働き方を希望されているのか、もう少し分かると嬉しいですね。
例えば、「今後フルタイムで働きたい」「今の働き方を長く続けたい」などが分かれば、お互いにとってより長期的な関係を築きやすくなると思います。
ーーどのような企業におすすめしたいと思われますか。
オンラインで進められるバックオフィス業務であれば、本当に幅広い企業におすすめできます。
「これって誰が担当するんだろう」という仕事は、どの会社にもあります。そうした業務を安心して任せられる存在がいるだけで、組織全体がかなりスムーズに回るようになります。もちろん、機密情報など取り扱いには配慮が必要ですが、それ以外の業務であれば、多くの企業で活用できるサービスだと思います。
また、「外部へお願いするのは少し不安」という企業もあると思います。
しかし、Fammアシスタントオンラインは会社との契約なので、間に入ってくれる安心感があります。
ーー最後に、Fammアシスタントオンラインについて感じていることを教えてください。
私は、子育て中の方も、仕事をバリバリ頑張りたい方も、それぞれが自分らしい働き方を選べる社会が理想だと思っています。Fammアシスタントオンラインは、そうした多様な働き方を実現するサービスであり、その考え方にとても共感しています。
オンラインで仕事をお願いすることに、不安を感じる企業もあると思います。ただ、Fammアシスタントオンラインは会社との契約なので、業務を進める中で困ったことがあれば、運営の方にも相談しながら進めることができます。単に人を紹介して終わりではなく、伴走しながら支援していただける安心感があります。
また、「オンラインだから難しいのでは」と思われることもあるかもしれませんが、実際には多くのバックオフィス業務は十分対応できます。
そして何より、人材の質が高いと感じています。私たちも実際にお願いしてみて、「ここまで任せられるのか」と驚く場面が何度もありました。業務効率化を進めたい企業や、社員を増やすほどではないけれど業務量が増えてきた企業には、ぜひ一度検討してみてほしいサービスです。