変化の多い業務だからこそ、柔軟に対応できる存在が必要だった
セキュリティコンサルティングやセキュリティ教育クラウド「セキュリオ」の提供を通じて、企業の安心・安全な事業運営を支援するLRM株式会社。
事業拡大に伴い、マーケティング業務やバックオフィス業務が増える中、オンラインアシスタントサービスを導入されました。
今回は、株式会社LRMのご担当者様に、Fammアシスタントオンラインを導入した背景や、実際に利用して感じた変化、活用のポイントについてお話を伺いました。
変化の多い業務を、柔軟に支えてくれる存在を探していた
――Fammアシスタントオンラインを知ったきっかけと、導入を検討した背景を教えてください。
知人から紹介を受けたことがきっかけです。当時はオンラインアシスタントサービスを探していて、実は他社サービスも利用していました。
ただ、私たちの会社は日々業務や運用が変化します。「このツールを使ってほしい」「このやり方に変更したい」といったことも頻繁にあるのですが、以前利用していたサービスでは、ツール利用のルールや手続きが細かく、その変化に合わせてお願いすることが難しいと感じていました。
その点、Fammアシスタントオンラインは「まず相談してみましょう」というスタンスで、業務内容についても柔軟に対応してもらえました。私たちのように変化が多い会社にとって、その柔軟さが導入を決めた一番の理由だったと思います。
――面談やキックオフなど、導入時のサポートはいかがでしたか？
負担に感じることはありませんでした。
候補者の方と事前にお話しできる機会がありましたが、私たちは専門スキル以上に、「変化に対応できるか」「コミュニケーションが取りやすいか」を重視していました。
運用は昨日と今日で変わることもあります。そうした変化を受け止めながら一緒に進めてもらえる方かどうかは、実際に話をすることで感じ取ることができました。その意味でも、面談の機会があったことは良かったと思います。
「相談しやすい」が、現場の安心につながった
――現在はどのような業務を依頼されていますか？
マーケティング業務を中心に、ウェビナー関連のサポート、動画編集、情報整理、各種データ集計、経費精算の補助、反社チェックなど、幅広い業務をお願いしています。一見すると異なる業務に見えますが、「社内にある情報を整理し、必要な形でアウトプットする」という点では共通しています。
そのため、業務ごとに担当を分けるのではなく、一人のアシスタントにさまざまな業務をお願いしています。
ーー特に助かっていると感じる点はありますか？
特定の業務というより、「相談しやすい存在」であることですね。
「急ぎでお願いしたい」「予定が変わったので対応してほしい」といった相談にも柔軟に対応していただけるので、現場として非常に助かっています。
その結果、「これもお願いできそう」「この業務も任せてみよう」という声が社内から自然と上がるようになりました。
最初は一部のマーケティング業務だけをお願いしていましたが、対応いただく中で依頼できる業務の幅がどんどん広がっています。現場から新しい業務の相談が来るということ自体が、信頼につながっている証拠なのかなと感じています。
ーー導入によって、社内にはどのような変化がありましたか？
正確に数値を測ったわけではありませんが、マーケティング施策に使える時間は増えていると思います。
また、アシスタントへ業務をお願いするようになったことで、社員自身が「どう伝えればスムーズに進むか」を考え、業務内容や判断基準を整理するようになりました。
最初からすべてを完璧に整理していたわけではありません。一緒に仕事を進める中で、「この業務はこう進めよう」「この判断基準は共有しておこう」といった形で、少しずつ業務が整理されていった感覚があります。その結果、アシスタントへ依頼しやすくなっただけではなく、社内でも業務の進め方が見える化され、属人化しがちな業務を整理するきっかけにもなりました。
また、単純に業務をお願いできるだけではなく、「相談できる相手がいる」という安心感があるので、社員の心理的な負担も軽くなっていると思います。
「社員だけで抱える」のではなく、「切り出せる業務は任せる」という考え方も少しずつ社内に浸透し、業務の進め方そのものが変わってきたと感じています。
業務は、一緒に進める中で広がっていく
ーーアシスタントがスムーズに立ち上がり、自走できている背景には、どのような工夫がありましたか？
最初に業務の進め方や判断基準を、できるだけ言語化したことだと思います。
「こういうケースではこう判断する」という基準を共有することで、迷わず進められるようにしました。もちろん最初から完璧だったわけではありません。実際に一緒に仕事を進めながら、「ここはこうした方が分かりやすい」「この判断基準も共有しよう」と少しずつ整理していきました。
また、立ち上がりの頃は定期的にコミュニケーションを取り、お互いに困っていることがないか確認するようにもしていました。担当者同士では言いづらいこともあると思うので、そのような場を設けたことも、結果としてスムーズな運用につながったのではないかと思います。
ーー業務を依頼する範囲は、どのように広がっていきましたか？
最初はマーケティングに関する一部の業務からスタートしました。
ただ、一緒に仕事を進める中で、「これもお願いできそう」「この業務も任せられるかもしれない」という声が現場から自然と上がるようになりました。
今すぐ「次はこの業務」と決まっているわけではありませんが、事業拡大に伴ってマーケティング施策も増えていますし、今後も新たな業務が発生することは十分考えられます。
これまで柔軟に対応いただいた実績があるので、「まず相談してみよう」と思える安心感があります。
業務は最初からすべて決め切るものではなく、一緒に進める中で「ここも任せられる」と見えてくることが多いですね。
ーー最後に、導入を検討している企業へメッセージをお願いします。
「業務が整理できてから導入しよう」と考える会社も多いと思います。
ただ、私たち自身は、最初から完璧に業務を整理していたわけではありません。一緒に仕事を進める中で、業務の流れや判断基準を整理できた部分も多かったです。だからこそ、「準備が整ってから」ではなく、まず始めてみることをおすすめしたいですね。
もちろん、自社に合うアシスタントと出会えることも大切ですが、柔軟に相談しながら進められるサービスであれば、業務の幅は想像以上に広がります。実際に私たちも、「これもお願いできる」「これも任せられる」と活用の幅が少しずつ広がっていきました。
まずは身構えすぎず、一度始めてみること。その中で、自社に合った進め方を一緒につくっていくことが大切だと思います。