必要なときに、必要なリソースを。アシスタントが支えた組織づくりの新しい選択肢

企業向けにICTサービスやDX支援を提供するUSEN＆U-NEXT GROUPの株式会社USEN Smart Works。事業の拡大に伴い、営業事務や経営管理、納品管理など複数の業務でアシスタントを活用し、柔軟な組織づくりを進めています。

今回は、株式会社USEN Smart Works 代表取締役社長 大下様、業務企画部長 稲葉様に、継続利用の理由や導入効果についてお話を伺いました。

必要なときに、必要なリソースを。採用だけではない新たな選択肢

――Fammアシスタントオンラインを導入されたきっかけと、継続してご利用いただいている理由を教えてください。

大下様：もともとは、正社員や新卒・中途採用だけではなく、別のリソースとして業務をお願いできる方法がないかと考えたことがきっかけです。複数社を比較検討し、料金体系だけではなく、実際に面接した方とのマッチングの良さも踏まえてお願いすることを決めました。
継続している理由としては、事業が拡大するなかで社員が対応すべき業務が増え続けていることがあります。社員が受け持つ業務の中でも、切り出してお願いできる仕事は外部へ任せていかなければ、社内の負荷は高まり続けます。一方で、採用だけで対応するにも限界があります。そうした中で、「この業務をお願いしたい」と継続して相談できる環境があることは非常に助かっています。
これまで営業事務、部門長のアシスタント、経営管理、納品管理など、4つほどのポジションで相談させていただきました。その時々に必要な業務に応じて柔軟に相談できることや、対応範囲の広さが継続利用につながっています。

――複数のアシスタントと一緒に業務を進めるなかで、スムーズに運用できている理由はどこにあると感じていますか。

大下様：オンラインだからといって業務だけをお願いするのではなく、最初にきちんと面談で顔合わせをして、その方に仕事をお願いしているという認識を持てることは大切だと思っています。また、Timersではスクールを通じて、どういうスキルを持った方なのかを理解したうえでご紹介いただいている印象があります。その理解をしたうえで引き合わせていただいていることが、マッチングの精度の高さにつながっていると思います。

稲葉様：ご紹介いただいている方は、皆さん優秀だと感じています。業界は違っていても、さまざまな経験をされてきた方なので、比較的飲み込みが早いですね。また、限られた時間の中で任された仕事をやり切ろうという意識が、とても強いと感じています。オンラインでのやり取りも、チャットや必要に応じた画面共有を活用しながらスムーズに進められています。

――アシスタントの方とのコミュニケーションで意識されていることはありますか。

稲葉様：アシスタントごとにチャットスペースを作り、一人だけではなく複数名で対応できる体制にしています。私たちの業務は確認事項が多いため、一日まったくコミュニケーションがないという日は、ほとんどありません。「今日はお願いします」「終わりました」で完結する仕事ではなく、その都度確認を重ねながら進める業務が多いため、結果として毎日コミュニケーションが生まれる運用になっています。

業務を切り分けることで、組織全体の役割分担が進んだ

ーーFammアシスタントオンラインの活用によって、組織にはどのような変化がありましたか。

大下様：Fammアシスタントオンラインを活用したことで、正社員以外の方へフレキシブルに仕事をお願いすることに、社内でも慣れてきました。
その結果、習熟度も含めてお願いしたい業務は契約社員や派遣社員へ、アシスタントに切り出せる業務はアシスタントへというように、業務を整理しながら役割分担ができるようになりました。
繁忙期に向けても、契約社員や派遣社員を計画的に採用し、体制を整えられるようになっています。アシスタントに突発的な繁忙期を支えていただいた経験があったからこそ、より継続的なリソースの活用にもチャレンジしようと考えられたのだと思います。最初から契約社員や派遣社員など、正社員以外の方への依頼だけを検討していたら、マッチングに対してもっと慎重になっていたかもしれません。
どのような方なのかを理解したうえで紹介していただき、実際に面接をして、コストも抑えながらチャレンジできたことで、組織として正社員以外のリソースを活用する選択肢を広げられました。

ーー導入にあたって苦労したことはありましたか。

大下様：業務によっては、立ち上がりに時間がかかったものもありました。
納品管理の業務では、一つの間違いが請求などに大きく影響する可能性があったため、画面共有をしながら一つひとつ確認して進める期間が長く続きました。その結果、教える側の業務負荷が一時的に高くなったこともあります。画面共有をしながら進めなければならないという意識が強い業務では、アシスタントとの相性が良くない場合もあると感じました。
すべての業務に同じように活用できるわけではなく、業務によって向き不向きがあると思います。ただ、非常に助かった部分があり、それが継続利用の理由になっていることも事実です。

稲葉様：チャットで都度進められる業務もあれば、画面共有をしながら進めなければならない業務もあります。その点は会社や業務内容によって変わると思いますが、私自身は特に大きなマイナスがあるとは感じていません。時間がかかる業務については、アシスタントの稼働時間内にできるところまで対応してもらい、その後は社員へ引き継ぐという形で進めています。
単純作業だけをお願いして、コミュニケーションがまったくない形とは異なりますが、イレギュラーな業務を人に任せなければならない領域は今後も残ると思います。人だからこそ対応できることにはメリットがあると感じています

Fammアシスタントオンラインを活用しやすい企業とは

――どのような企業にFammアシスタントオンラインをおすすめしたいと思われますか。

大下様：パブリックSaaSを活用した業務が多い会社には向いていると思います。
複雑な基幹システムを多く扱う業務よりも、一般的に利用されているSaaSを使って進められる業務のほうが、切り出しやすいのではないでしょうか。例えば、Salesforceへの入力や、kintoneを使った業務、画面上の情報をコピーしてまとめたうえでメールを送る業務などが考えられます。
パブリックSaaSを使って進めている業務の中に、忙しくなっている仕事がある企業であれば、そこから切り出してお願いしやすいと思います。