求人からSNS運用まで。必要な業務を切り出し、アシスタントサービスを長く活用するという選択

株式会社Soura様は、東京都内で訪問介護事業所を運営するほか、スクール事業を展開する福祉事業者です。Fammアシスタントオンラインの導入後は、求人原稿作成をはじめ、動画編集、チラシ・名刺デザイン、マニュアル作成、Instagram運用など、さまざまな業務でアシスタントを活用。現在も求人関連業務やInstagram運用を継続してご依頼いただいています。
今回は株式会社Souraの勝部様に、Fammアシスタントオンラインを導入したきっかけや、依頼する業務が広がっていった背景、長くサービスを利用する理由、オンラインアシスタントを活用するうえで大切にしていることについて伺いました。

スポットで任せられる人材を求め、初めての外部委託へ

――Fammアシスタントオンラインを利用しようと思ったきっかけを教えてください。

最初にお願いしたのは求人関連の業務でした。Fammを知ったきっかけは、おそらくSNSだったと思います。
当時はコロナ禍が明けるかどうかという時期で、働き方もかなり多様化していました。出社して働くことを希望しない方もいる中で、求人には力を入れたいけれど、その業務だけをスポットでお願いできるスタッフを確保するのが難しい状況でした。
そこでFammを知って、ほかのサービスも含めて何社かお話を聞きました。その中で、費用やサービス内容を考えたときに、一番自分たちに合っていると感じたのがFammでした。経験のある方を何名か紹介していただき、その中から自分たちでお願いする方を選べるという点も魅力的でした。
また、人に仕事をお願いすると、直接だと言いづらいことが出てくる場合もあると思います。その間にFammの担当者が入ってくれることで、お互いにわだかまりなく仕事を進めやすいという点も魅力に感じました。外部の方に仕事をお願いすること自体、弊社ではFammが初めてでした。

――最初は求人関連の業務から始まり、その後は動画編集やデザイン、マニュアル作成、Instagram運用など、さまざまな業務でご活用いただいています。継続してFammをご利用いただき、依頼する業務の幅が広がっていったのはなぜでしょうか？

最初にお願いしたアシスタントの方とのやり取りが良かったことは大きいと思います。
弊社も最初は、オンラインで仕事をお願いするときに「どう連絡したらいいのか」「どこまで伝えたらいいのか」ということが分かっていませんでした。その中で、分からないことがあればアシスタントの方から「どうしたらいいですか？」ときちんと聞いていただけたので、やり取りがしやすかったですね。
また、私の場合は「この業務だけお願いしたい」というスポット的なニーズも結構あります。そうした業務を、20時間や30時間といった決められた時間の中でお願いできるのも使いやすいと感じています。何度か利用するうちに、「このくらいの業務であれば、このくらいの時間でお願いできそうだ」ということも分かるようになりました。チラシ制作なども、安い金額を打ち出しているサービスはたくさんありますが、実際に話を聞いてみると、作業を追加するたびにオプション料金が発生するケースもあります。それよりも、自分たちがお願いしたい業務を提示して、決められた時間の中で対応してもらえる方が、弊社としては頼みやすいですね。

業務負担の軽減だけではない、社外の人材だからこそ得られる新しい視点

ーーアシスタントへ業務を依頼する際、業務の切り出しや依頼内容の整理で苦労することはありませんでしたか？

オンラインでのやり取りなので、資料をまとめることにはある程度時間がかかります。ただ、そこさえ整理してしまえば、アシスタントの方からも「ここはどうしたらいいですか？」と質問を返していただけることが多いので、それほど負担には感じていません。
むしろ、分からないことをそのままにせず、きちんと確認してから進めてくださる方が多いので、安心してお願いできています。

ーーアシスタントに業務を任せることで、社内にはどのような変化がありましたか？

単純に自分たちの業務負担が減ったことはもちろんあります。それに加えて、社外の方だからこその意見をもらえることも大きいですね。
住んでいる地域や年齢、これまで経験してきた仕事などもそれぞれ違うので、「そういう考え方もあるんだ」と気づかされることがあります。チラシひとつを作るにしても、言葉の選び方や見せ方について、自分たちとは違う意見をもらえることがあります。
福祉業界は、福祉の仕事を長く続けている人が多い業界でもあります。私自身も、ずっとその中にいることで視野が狭くなりやすいと感じています。だからこそ、違う業界で経験を積んできた方や、違う地域に住んでいる方から意見をもらえることは新鮮です。例えば、私たちにとっては当たり前に分かる地域名でも、別の地域に住んでいる方には伝わらないことがあります。そうすると「地図を入れた方が分かりやすい」「もう少し詳しく説明した方がいい」と気づける。そういった、自分たちだけでは気づかなかった視点をもらえることも、外部の方にお願いするメリットだと思っています。

ーー長くご利用いただく中では、アシスタントの交代など、必ずしもすべてが順調だったわけではなかったと思います。それでもFammを継続して利用いただいている理由は何でしょうか？

いろいろな経験を持つ方がいらっしゃって、その中から依頼する業務に合った方を選べることは大きいですね。また、人材をご紹介いただくまでが早いという印象もあります。
もちろん、人と人との仕事なので、実際に一緒に仕事をしてみて初めて分かることもあると思っています。そうしたことがあったとしても、Fammにはさまざまな経験やスキルを持った方がいることを、これまでの利用を通じて知っています。新しくお願いしたい業務が出てきたときにも、必要なスキルを持った方を紹介していただけるという安心感があるので、継続して利用しています。

長く活用するために大切なのは、業務の言語化とコミュニケーション

――アシスタントとの面談では、どのようなところを見ていますか？

私は自己紹介を結構見ています。ご自身がこれまで何をしてきたのかを、自分の言葉でどこまできちんと説明できるかというところですね。仕事を始めた後はチャットでやり取りすることも多いので、自分の経験をきちんと言葉にできる方であれば、その後のコミュニケーションもしっかりできそうだなと感じます。どれだけ作品が上手でも、ご自身のことをうまく説明できないと、「この後のやり取りは大丈夫かな」と少し心配になります。ですから、スキルや実績だけではなく、面談でのコミュニケーションも大切にしています。

――これまでのご経験から、オンラインアシスタントをうまく活用するために大切だと感じていることはありますか？

なるべくアシスタントの方が稼働している時間に合わせて、レスポンスを返すようにしています。
例えば「今から業務を始めます」と連絡をいただいたら、その時間はできるだけ質問などにすぐ答えられるようにしています。
難しいときは、「今は返信できません」とはっきり伝えるようにしています。
オンラインだとチャットでのやり取りが中心になりますし、文章も短くなりやすいので、できるだけリアルタイムに近い形でコミュニケーションできるようにすることは意識しています。

――これからオンラインアシスタントを導入する企業や、活用方法に悩んでいる企業へアドバイスするとしたら、どのようなことを伝えたいですか？

お願いしたいことを、なるべく明確にしておくことだと思います。
例えば「求人をお願いしたい」と言っても、求人原稿を作ってほしいのか、スカウトメールを送ってほしいのか、求人媒体についてリサーチしてほしいのかで、必要なスキルは全然違います。
そこが明確になっていると、企業側も頼みやすいですし、実際に仕事を始めてからの認識の違いも少なくなると思います。
Fammの場合は、担当の方から「求人の中でも、具体的に何をお願いしたいですか？」と聞いてもらえるので、話しているうちにこちらも依頼したいことを言語化できます。
アシスタントの方にもそれぞれ得意分野があるので、面談する前に「何をお願いしたいのか」をある程度整理しておくことは大切だと思います。そうした方が、自分たちに合った方とも出会いやすくなります。
私自身も何人かのアシスタントの方と仕事をする中で、どう伝えればよいのかが少しずつ分かるようになりました。今では、新しくお願いしたいことが出てきたときにも、依頼内容を整理して相談できるようになっています。