煩雑な支払い業務をスマートに集約

株式会社アクセルエンターメディアは、100を超える規模のアーティストファンクラブや通販サイトの運営・システム開発を手がけるエンターテインメントIT企業です。
多様なサービスを展開する同社では、各事業部ごとに発生する支払業務や事務処理が膨大となり、業務の属人化やミスの発生リスクが課題となっていました。

本インタビューでは、管理業務の最適化を推進する担当者に、オンラインアシスタント導入の背景と成果について伺いました。支払いというお金関連のデリケートな領域を外部に委託しながら、「ミス・ゼロ」と「組織の心理的安全」をどのように実現したのか、そのポイントに迫ります。

現場の負担を解消し、ミスのない「集約型」へ

――外部委託を検討された背景を教えてください。

弊社では100を超えるサービスを運営しており、それに伴う支払業務や事務処理が非常に多く発生しています。以前は各事業部ごとにメンバー各自で担当案件を対応していましたが、月次でしか発生しない業務も多く、メンバーの知識の偏りやミスの発生が課題でした。
そこで、業務を集約することでミスを減らし、同時に各メンバーの負担も軽減したいと考え、外部委託を決断しました。また、コロナ禍を経てオンラインで完結できる業務が増えたことも、後押しとなっています。

――経理業務の外部委託における不安はありませんでしたか？

セキュリティ面は、運用ルールで担保しています。
具体的には、弊社では業務委託の方にも必ず会社貸与のPCを使用していただき、社内環境へのアクセスも特定端末のみに制限しています。
個人PCの使用は認めておらず、ログ管理も可能なため、安心して任せられる体制です。アシスタントの方もこの運用にスムーズに対応してくださっています。

想像以上の「理解力」と「自走力」が生んだ安心感

ーー実際に依頼してみて、良かった点を教えてください。

まず驚いたのはアシスタントの方の理解の早さです。
弊社は取引先や決済方法が多岐にわたり、サービスごとにルールも異なりますが、基本部分を非常にスピーディーに把握していただけました。そのため、導入は極めてスムーズでした。
また、多少ラフな指示でも意図を汲み取り、自身でタスク管理をするなど、主体的に動いていただいています。請求書未着時のアラート対応など、明示していない業務まで補完してくれる点は非常に助かっています。この自走力が、大きな安心感につながっています。

ーー導入後、社内にどのような変化がありましたか？

最も大きいのは、業務効率化以上に心理面での変化です。各メンバーが不慣れな事務作業に感じていたストレスが大きく軽減されました。
また、支払い全体を管理する管理部門からも「ミスがなく非常に助かっている」と高評価を得ています。以前は常にミスを疑いながら管理部門もチェックしていたようなのですが、それがなくなったことでのギスギスがなくなったように思います。現在は安心感を前提とした業務運用ができています。
結果として、時間短縮だけでなく、組織全体に余裕が生まれました。

成功の鍵は「業務の切り出し」と「任せ方」

――導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。

経理などのバックオフィス業務はデリケートですが、思い切って切り出すことが重要です。社内完結にこだわるとハードルは高いですが、一度任せると現場は大きく楽になります。
ポイントは「どこまで任せるか」を明確にすることです。弊社ではマニュアル整備に加え、未整備部分はアシスタントに作成を依頼し、属人化を防いでいます。
今のアシスタントの方に大変満足していますので、引き続きお願いしたいです。